Документооборот магазина автозапчастей. Важные и долгожданные новшества в работе с документами

Собрав воедино пожелания многих пользователей системы Zaptrade относительно формирования документов для покупателей интернет-магазинов, обсудив все пожелания с группой активных пользователей, мы сделали большое обновление системы документооборота.

Ниже приводим список всех изменений не ранжируя их по важности (что-то было важно для одних пользователей, что-то для других). В целом, сделано было следующее:

1. Формирование одного отгрузочного документа на несколько разных заказов
Ранее документ можно было создать только для конкретного заказа и, если выдача товара осуществлялась по мере прихода товара в офис, приходилось делать несколько документов на отгрузку в соответствии с нумерацией заказов. Теперь в документ (Товарный чек, Накладная) можно добавлять позиции из разных заказов. Вы сами решаете как вам лучше поступить: создать для каждого заказа отдельный документ или объединить несколько заказов в одном документе. 

2. Выбор наименования формируемого документа
В различных компаниях отгрузочные документы имеют разные названия, несмотря на то, что состав полей в них одинаковый. Например, товарный чек выдается физ.лицам, а накладная юридическим. По содержанию документы одинаковые, но отличаются своим наименованием. Таким образом, принято решение просто указывать тип документа при его формировании: «Товарный чек» или «Товарная накладная».

3. Формирование одной Торг-12 на несколько заказов
Для формы Торг-12 стали доступны те же возможности, что и в п.1 — можно собирать Торг-12 на основании выданных позиций заказа и добавлять позиции из других заказов. Кроме того, Торг-12, несмотря на то, что она предназначена для юридических лиц, можно теперь выписывать и для физических лиц (многие магазины пользуются данным типом документа в работе как с юридическими так и с физическими лицами).

4.  Появился новый тип документа «Заказ покупателя»
Такой документ как «Заказ покупателя» нужен для того, чтобы покупатель, пришедший в магазин и сделавший заказ через менеджера «у прилавка» мог получил на руки  и подписал документ, содержащий список заказанных деталей. Кроме списка заказа в документе содержатся сведения о сроках поставки, контактные данные покупателя, сведения об автомобиле, для которого были подобраны и заказаны детали, размер предоплаты и условия сделки. Документ распечатывается в двух экземплярах: один для продавца, второй для покупателя. Подписание документа покупателем защищает магазин от возможных претензий со стороны покупателя в случае если покупатель ошибся и сделал некорректный заказ. Подписание документа продавцом защищает покупателя от недобросовестного выполнения своих обязательств менеджером отдела продаж. В общем, очень полезный документ, который магазины обычно составляют самостоятельно в Экселе, а теперь его можно составлять в полуавтоматическом режиме прямо в интерфейсе вашего интернет-магазина, тем самым расширяя возможности применения движка Zaptrade в оффлайновой работе.

5. Вертикальное форматирование документов
Для документов типа «Товарный чек», «Товарная накладная» и «Заказ покупателя» сделана книжная ориентация документа. Для Торг-12, к сожалению, изменить ориентацию документа нельзя ввиду утвержденной правительством структуры документа. 

Чтобы выбрать позиции заказов, для которых нужно сформировать документ, отметьте их, поставив галочку в нужных строках листинга заказов (см. первый столбец таблицы заказов). Как только отмечается одна строка, в нижней части интерфейса появляется панель для выполнения действий с отмеченным. Данная строка мультифункциональна: она позволяет как формировать любой документ для выбранных позиций, так и производить групповую смену статусов.

Надеемся, эти нововведения помогут вам оптимизировать работу менеджеров и сократить время обслуживания клиентов. 

Удачи в бизнесе!